辅导员是高校承担立德树人根本任务的重要方面军和生力军，是组织开展团学工作的“中流砥柱”，加强辅导员队伍建设至关重要。抓好辅导员工作分工，是加强辅导员队伍建设、优化辅导员队伍管理、发挥辅导员队伍效能、保证团学工作高效运转的重要环节和举措。
近年来，随着我校辅导员配备力度的加大，2019年3月以来，外国语学院辅导员队伍在岗人数从2人增加到3人、再增加到4人、后增加到5人（2022年6月起），并且2021年7月以来保持了较好的人数及人员稳定性。辅导员队伍建设由此具备了优化结构布局、提高质量水平、增强整体效能的时机条件，进入了由数量增长到质量提升、由频繁变动到相对稳定的新阶段。为此，该院着眼于形势发展变化和队伍整体建设需要，着力优化辅导员工作任务分工，逐步完善施行了辅导员学生管理年级负责制和专项工作牵头协同制，建立形成了“年级负责+牵头协调+协同合作”三位一体工作运行机制。
具体做法是，分布在南北两个校区的4名辅导员分别担任大一至大四各一个年级的辅导员，各年级学生管理和团学工作由各年级辅导员全权全面负责；1名辅导员担任党建秘书，在学院党委领导下统筹组织做好全院党建和思想政治具体工作。同时，一是明确团委书记主持全院团学全面工作，学工办主任协助团委书记组织做好全院团学全面工作；二是对于全院团学工作中的各专项工作，诸如学生党建、团学组织建设、综合测评、评先树优、第二课堂、经费管理、校友联络、迎新、就业指导服务、学生公寓管理、教室管理、学生资助、学生缴费、心理健康教育等，明确由专门辅导员牵头负责并对接学校有关职能部门及其业务科室，组织协调其他辅导员按照年级分工分头协同落实，牵头负责人对专项工作情况进行汇总后向相关职能部门及其业务科室报送反馈。各专项工作分工根据年级搬迁、校区变化和年级工作特点等实际情况，每学年进行一次调整。
该运行机制坚持“条块结合”“统分结合”原则，使全体辅导员之间既有明确分工，又有密切协作；既有效避免了单纯突出分工而各自为政、彼此割裂，又有序实现了每位辅导员在多个岗位的轮换历练、新老交替，还明显促进了各专项工作的以老带新、交流互鉴，更是通过辅导员与所带年级学生之间的感情累积建立起了良好的师生互动关系，提高了辅导员的组织力、凝聚力、号召力，增强了团学工作的针对性、实效性、连续性，推动了每位辅导员老师的全面成长进步，为推进多面手、复合型辅导员队伍建设探索了实施路径。